Een goed laadbeleid hoeft geen lijvig document te zijn, maar het moet wel vooraf de antwoorden vastleggen op de vragen waarover anders later discussie ontstaat. Acht vragen die u beantwoordt vóór de eerste paal geïnstalleerd wordt.

1. Wie krijgt een thuislaadpaal?

Iedereen met een EV-bedrijfswagen, of enkel werknemers die structureel meer dan een bepaald aantal km per jaar rijden? Een drempel rond 15.000 km voorkomt dat u dure infrastructuur installeert bij medewerkers die er nauwelijks gebruik van maken.

2. Wat als de werknemer geen oprit heeft?

Welke alternatieven biedt u: een parkeerplaats op kantoor met laadpaal, een mobiliteitsbudget voor publiek laden, of een verhoogde laadpas-limiet? Leg de regel vast vóór de eerste case zich aandient.

3. Wie kiest het type paal?

Vrije keuze (en welk budget), of gestandaardiseerd binnen één merkenmix? Vrije keuze is werknemersvriendelijk maar maakt onderhoud en monitoring duurder.

4. Wie betaalt de installatie?

Standaard de werkgever. Maar wat met meerwerk: groep verzwaren, kabel trekken door de tuin, een tweede paal voor de privéwagen? Leg een maximumbedrag vast en wat erboven gaat ten laste van de werknemer.

5. Hoe wordt het zakelijk verbruik terugbetaald?

Vast tarief per kWh of werkelijke leveranciersprijs van de werknemer? Beide kunnen, maar één keuze maken voorkomt 50 individuele discussies.

6. Wat bij vertrek van de werknemer?

Blijft de paal staan (en wordt ze overgenomen tegen restwaarde), wordt ze verwijderd op kosten werkgever, of wordt ze fiscaal afgekocht door de werknemer? Dit is dé clausule die in 80% van de car policies ontbreekt.

7. Wie heeft toegang tot de data?

HR ziet kWh per werknemer, maar zien ze ook tijdstippen, frequentie, of laadpatronen onderweg? Privacy by design: leg vast wat geconsulteerd wordt en door wie.

8. Wie regelt het bij storing?

Belt de werknemer rechtstreeks de installateur, of loopt het via fleet/HR? Een single point of contact (typisch het laadpuntbeheer-platform) bespaart tientallen mailtjes per maand.

Het document op zich

Twee à drie pagina’s volstaan. Belangrijk is dat het ondertekend wordt als bijlage bij de car policy of het arbeidsreglement, zodat de regels juridisch houdbaar zijn bij vertrek of betwisting.

Lees ook

Wilt u een kant-en-klare basis voor uw intern laadbeleid? Plan een gesprek met onze fleet-specialist — wij overlopen samen met u de 8 vragen en helpen u tot een werkbaar beleid op maat van uw bedrijf te komen.